Výber primeraného a vhodného miesta konania odborného podujatia (Jún 2022)

 

Vážení zástupcovia odborných spoločností, vážení zástupcovia spoločností zaoberajúcich sa organizáciou odborných podujatí.

Dovoľte nám, aby sme Vás v mene Asociácie inovatívneho farmaceutického priemyslu (AIFP) oslovili s iniciatívou zameranou na priblíženie princípov a pravidiel pre organizáciu odborných podujatí, ktoré vyplývajú z Etického kódexu AIFP. Našou snahou je poskytnúť informácie s prihliadnutím na reálne situácie vo forme otázok a odpovedí a prispieť tak k väčšej  synergii medzi očakávaniami vás ako organizátorov a požiadavkami, ktorými sa  členovia asociácie zaviazali riadiť. 

Radi by sme, aby zástupcovia farmaceutických spoločností mohli podporiť naše vzdedávacie podujatie, ale nie sme si istí, s čím máme začať pri výbere miesta konania, a či a prečo je to vôbec stále také dôležité?

Zákonné podmienky na Slovensku nedovoľujú farmaceutickým spoločnostiam podporovať priamo alebo prostredníctvom tretej osoby iné ako odborné podujatie a rovnako ani účasť zdravotníckeho pracovníka na inom ako odbornom podujatí. Jediným cieľom organizovania odborných podujatí musí byť sústavné vzdelávanie zdravotníckych pracovníkov, a tým aj zvyšovanie medicínskych vedomostí. Uvedené musí byť preto hlavným motivátorom pre účasť zdravotníckeho pracovníka na odbornom podujatí, pričom miesto konania podujatia by nemalo predstavovať pre účastníka motiváciu sa na ňom zúčastniť. V zmysle Etického kódexu AIFP nie je možné poskytovať zdravotníckym pracovníkom plnenia, ktoré prestavujú neprimeranú hodnotu, a to či už priamo alebo nepriamo, napríklad vo forme neprimerane vysokej podpory v súvislosti s účasťou zdravotníckeho pracovníka na odbornom podujatí.

Pokiaľ výber miesta konania odborného podujatia naznačuje, že zámerom je skôr umožniť sa venovať voľnočasovým aktivitám alebo poskytnúť zdravotníckym pracovníkom luxusný či nadštandardný pobyt, potom sa výber takéhoto miesta dostáva do nesúladu s vyššie uvedenými princípmi.

Ideálne je, pokiaľ je výber primeraný vzhľadom na množstvo plánovaných účastníkov, geografickú dostupnosť a technické vybavenie daného miesta konania, a teda je naozaj možné preukázať, že hlavným účelom podujatia je vzdelávanie zdravotníckych pracovníkov. Ďalším parametrom, ktorý je možné použiť ako test vhodnosti umiestnenia podujatia, je aj ochota vlastnej úhrady zo strany účastníka, ak by podujatie nebolo zo strany farmaceutického priemyslu nijako podporované.

Výberu miesta konania odborných podujatí sa venuje kapitola Etického kódexu AIFP (6.11), kde sú zhrnuté konkrétnejšie pravidlá, ktoré vám pomôžu zorientovať sa v tejto problematike.

Prečo teda nemôžete vopred písomne určiť, konkrétne ktoré miesta sú vhodné, a ktoré nie?

Vzhľadom na počet možných miest konaní a neustále zmeny v ich vybavení, či zameraní daných miest by takáto aktivita nebola možná. AIFP má snahu poskytnúť čo najviac nástrojov pre členov a organizátorov na to, aby bolo možné ohodnotiť primerané a vhodné miesto konania. Konečné rozhodnutie o podpore podujatia musí spraviť členská spoločnosť AIFP sama. V prípade snahy o určenie primeranosti a vhodnosti ponúka Etický kódex AIFP možnosť obrátiť sa s touto otázkou na Etickú komisiu AIFP, ktorá k vhodnosti výberu miesta konania môže ešte pred jeho uskutočnením vydať stanovisko. Táto komisia má 9 členov, 5 z radov zdravotníckych pracovníkov a pacientov a 4 zástupcov členských spoločností. Etická komisia AIFP je povinná vybaviť žiadosť o posúdenie konkrétneho miesta organizácie odborných podujatí organizovaných alebo podporovaných členmi na základe kvalifikačných kritérií Etického kódexu AIFP v lehote 15 dní odo dňa doručenia takejto žiadosti člena.

Prečo nie je dovolené organizovať podujatia pre zdravotníckych pracovníkov v kaštieľoch, zámkoch alebo kúriách, ak spĺňajú požiadavku, a teda majú konferenčnú miestnosť a technické vybavenie miestnosti pre daný počet účastníkov?

Pri výbere miesta konania je v prvom rade dôležité, aby nevzbudzovalo dojem, že už samotné miesto je motiváciou pre účastníkov sa zúčastniť odborného podujatia alebo, že dané miesto konania prináša viac možností voľnočasových aktivít ako pre samotné vzdelávanie. Je nutné zopakovať, že pri odbornom podujatí má ísť práve o vzdelávanie a tento zámer by nemal byť narušený výberom neprimeraného miesta konania. Kaštiele, zámky či kúrie práve nesú toto riziko.

Etický kódex AIFP sa snaží zachytiť klasifikáciu vhodného a nevhodné miesta konania nasledovne: Miesto sa považuje za vhodné na organizovanie odborných podujatí, ak medzi hlavné účely jeho obvyklého využitia patrí aj usporadúvanie odborných, vzdelávacích alebo vedeckých podujatí a je na to aj náležite vybavené. Odborné podujatie musí byť vždy organizované na vhodnom mieste, ktoré samé o sebe nie je vyhlásené alebo extravagantné. Napríklad za vyhlásené miesta možno považovať golfové, zábavné alebo lyžiarske rezorty, kasína a iné hazardné zariadenia, všetky druhy akvaparkov, vinice atď. Geografická poloha miesta sama o sebe automaticky nerobí miesto vyhláseným. Za extravagantné miesta sa vo všeobecnosti považujú päť a viac hviezdičkové hotely, mimomestské zariadenia v zámkoch a kaštieľoch, ak sú všeobecne známe a vnímané ako luxusné a výnimočné.

Je možné, aby lekár počas trvania odborného podujatia využíval pridružené voľnočasové zariadenia, ktoré poskytuje dané zariadenie (t.j. napr. wellness, bazén, masáže alebo tenisové kurty a pod.)?

Tak ako v predchádzajúcich otázkach je nutné zvýrazniť, že počas odborných podujatí ide o vzdelávanie a tomuto zámeru musí byť prispôsobená celá organizácia podujatia. Výber aktivít mimo odborného programu, respektíve v inom čase ako je odborný program, je plne na rozhodnutí účastníkov podujatia. Ak  plánujete aj voľnočasové aktivity mimo odborného programu podujatia, tieto nemôžu predstavovať motiváciu pre zúčastnenie sa na odbornom podujatí.

Členovia AIFP môžu podporiť odborné podujatie, ktorého súčasťou sú aj voľnočasové aktivity (tzv. „social events“ - oddychové, spoločenské, kultúrne, športové a iné aktivity) určené pre jeho účastníkov, avšak iba ak sa tieto voľnočasové aktivity konajú mimo oficiálneho odborného alebo pracovného programu odborného podujatia. Účastníci odborného podujatia sú povinní sami si hradiť všetky náklady spojené s používaním týchto zariadení. Vy, ako organizátor odborného podujatia musíte zabezpečiť a písomne vyhlásiť, že účastníci odborného podujatia nebudú mať prístup k takýmto voľnočasovým zariadeniam ako súčasť registračného poplatku ani ubytovania, a takisto im nesmie byť udelený zvýhodnený prístup alebo zľavy na vstup. Výška poplatku za účasť na voľnočasových aktivitách musí rozumne zodpovedať primeranej trhovej cene. Účasť na voľnočasových aktivitách musí byť dobrovoľná. Voľnočasové aktivity sa nesmú časovo prekrývať s odborným programom odborného podujatia. A ako už bolo uvedené vyššie, tieto voľnočasové aktivity nesmú v žiadnom prípade motivovať zdravotníckych pracovníkov k účasti na odbornom podujatí.

Pokiaľ sa už organizátor rozhodne zaradiť mimo programu odborného podujatia aj spoločenský program, je nevyhnutné dodržať, aby mal výhradne podružný charakter vo vzťahu k odbornému podujatiu ako celku a nesmú účastníka odborného podujatia motivovať zúčastniť sa na odbornom podujatí. Motivovať má obsah informácií, ktoré sa účastník dozvie na odbornom podujatí a nie napríklad večerný program.

Odborný program musí byť uvádzaný samostatne a oddelene od voľnočasových aktivít; týka sa to tlačenej formy aj elektronických verzií programov a pozvánok dostupných na webových sídlach organizátora alebo odborného podujatia.

Aké sú podmienky pre usporiadanie odborných podujatí v zime v lyžiarskych strediskách ako napr. Tatry, Donovaly alebo Jasná?

Primárnym cieľom odborného podujatia má byť vždy vzdelávanie zdravotníckych pracovníkov. Lyžiarske strediská by mohli predstavovať motiváciu pre zdravotníckych pracovníkov na účasť na odbormom podujatí, preto odborné podujatie musí byť vždy usporadúvané mimo obdobia, ktoré sa pre miesto zvyčajne považuje za vyhlásené. Ak je miesto primárne známe svojou dostupnosťou k lyžiarskym strediskám, v zimnej sezóne (od 1.12. do 31.3.) by sa na takomto mieste nemali organizovať odborné podujatia. Ak je vzdialenosť týchto lyžiarskych stredísk od miesta, kde sa organizuje odborné podujatie väčšia ako 10 kilometrov po pozemných komunikáciách, dané miesto je možné považovať za vhodné a nie je považované za vyhlásené. Organizovanie odborných podujatí v okresných mestách je povolené v ktoromkoľvek období roka.

 

Ak máte nejaké otázky, alebo návrhy aké témy by Vás zaujímali, prosím  napíšte nám na info@aifp.sk.

Viac informácií, ako aj Etický kódex nájdete na tejto internetovej stránke v sekcii Transparentnosť a etika.